Le 15 Octobre 2005, il a été établi entre l'association Les Amis de La Palangrotte et du Sénégal, propriétaire du campement La Palangrotte et le GIE La Palangrotte, gestionnaire du campement, le contrat ci-après :

Article 1 – Les parties signataires

Le GIE La Palangrotte représenté par son président : Mr Balla Thiam, déclaré à la Chambre de Commerce de Fatick (Sénégal) est composé de membres sénégalais et de membres français désignés par le conseil d'administration de l'association Les Amis de La Palangrotte et du Sénégal.

Conformément à la loi sénégalaise en vigueur, le président du GIE est obligatoirement sénégalais.

Le vice-président du GIE est obligatoirement un membre du conseil d'administration de l'association choisi par le CA.

L'association Les Amis de La Palangrotte et du Sénégal représentée par sa présidente Mme Marie Annick Ferchaud, est composée de membres français et  de membres sénégalais désignés par le GIE La Palangrotte.

Conformément à la loi française en vigueur, le Président de l'association est obligatoirement français.

Le vice-président  de l'association est obligatoirement un membre du conseil d'administration du GIE choisi par lui.

Article 2 – Gestion du mobilier, de l'immobilier et des infrastructures du campement.

Le GIE La Palangrotte est responsable de l'entretien du mobilier, de l'immobilier et des infrastructures du campement. Il est ainsi habilité à faire réparer ou renouveler tout équipement défectueux.

Article 3 – Aménagement ou extension du campement

Tout aménagement du campement (plantations d'arbres ou arbustes, construction, modification ou destruction de bâtiments, modification du mobilier ou des infrastructures comme l'installation électrique, sanitaire, téléphonique, l'alimentation en eau...) nécessite l'accord en assemblée générale de l'association propriétaire.

L'accord du conseil d'administration de l'association est suffisant, sauf pour les constructions ou destruction de bâtiments et pour les travaux dont le coût excède 3 000 €.

Article 4 – Gestion du personnel du campement

Le personnel du campement est, pour toutes les questions relatives à l'embauche, le licenciement, la gestion, les salaires, sous la responsabilité du GIE, représenté par son Président : Balla Thiam

Article 5 – Gestion administrative et financière du campement.

Le GIE assure la gestion administrative et financière du campement La Palangrotte : comptabilité, conformité aux lois en vigueur, relations avec les autorités sénégalaises, suivi de la clientèle.

Article 6 – Accueil et suivi de la clientèle

Le GIE assure l'accueil de la clientèle et veille à ce que les prestations demandées (soit par contrat avec l'association Les Amis de La Palangrotte et du Sénégal, soit sur place) soient correctement réalisées.

Le GIE est aussi responsable du choix et de la rétribution des partenaires locaux qui exécutent les prestations.

Article 7 – Rôle de l'association

L'association a pour rôle de promouvoir le tourisme solidaire en Europe et établir les contrats avec les voyageurs.

Article 8 – Recettes du GIE

Les fonds perçus par le GIE proviennent des prestations réalisées pour les clients du campement, de dons ou de subventions éventuels, une fois déduits le pourcentage revenant à l'association propriétaire et les frais d'adhésion ou d'assurance des clients ayant signé un contrat de voyage avec l'association.

Le pourcentage revenant à l'association peut-être réactualisé lors d'un CA ou d'une AG de l'association, après consultation du GIE. Pour les clients se rendant directement au campement et pour les activités réalisées sans contrat préalable il devra y avoir facturation (factures avec nom et adresse précise ainsi que la prestation et le prix).

Article 9 – Dépenses à la charge du GIE

Les postes de dépenses énumérés ci-dessous sont assumés par le GIE :

- Les charges de fonctionnement comprenant entre autres :

– Les salaires du personnel du campement

– Les dépenses liées aux prestations dues aux clients

– Les dépenses liées à l'entretien du campement, hors modification d'infrastructures ou d'immobilier,

– Les impôts et taxes induits par l'activité du campement

– Les cotisations sociales concernant le personnel

– L'assurance annuelle Responsabilité Civile et Exploitation du campement

– Les factures d'eau, de téléphone, d'électricité

– Les frais liés à la licence d'exploitation du campement

– Le remboursement de fonds éventuellement prêtés au GIE par l'association propriétaire

– La liste n'est pas exhaustive…….

Article 10 – Dépenses à la charge de l'association propriétaire

Les dépenses énumérées ci-dessous sont assumées par l'association Les Amis de La Palangrotte :

– Frais induits par les documents fonciers ou autres liés à la propriété du campement (permis de construire, enregistrement aux Domaines, extraits de plan de Cadastre, impôts fonciers etc...)

– Construction ou modification de l'immobilier

– Modification ou réparations importantes concernant les infrastructures

L'association peut, sur décision de son conseil d'administration, soutenir financièrement le GIE en cas de besoin. De même, le GIE peut décider de soutenir l'association.

Article 11 – Remboursement des prêts éventuels

En fin d'exercice comptable annuel, si l'une des deux parties a emprunté des fonds à l'autre, elle effectue, si ses moyens le permettent, un remboursement partiel ou complet de sa dette. L'association propriétaire peut exiger du GIE, si l'exercice comptable annuel du GIE indique un bénéfice assurant au moins trois mois de salaires et charges, un remboursement partiel des dettes éventuelles sur le reliquat du bénéfice.

Article 12 – Engagement solidaire du GIE

L'engagement solidaire du GIE La Palangrotte envers des partenaires locaux (établissements scolaires ou de santé, comités de femmes, structure de gestion des ordures ménagères...) se traduit de 2 manières :

– Par une aide financière directe, puisque 10% du chiffre d'affaires hors taxes du GIE est épargné et affecté à un ou des projets de développement en cours

– Par une aide logistique, puisque le campement sert de lieu de rencontre avec les différents partenaires et que le campement met ses compétences au service de ses partenaires

L'affectation des fonds épargnés est décidée par les membres du GIE, avec avis consultatif du CA de l'association.

Article 13 – Renouvellement ou modification du contrat

– Le GIE doit adresser au CA de l'association, une fois par trimestre, un bilan partiel de gestion du campement et une fois par an, au moins 15 jours avant l'AG ordinaire de l'association, un bilan complet de gestion.

– Toute demande de révision du contrat peut émaner, soit du GIE, soit de l'association et avoir été auparavant validée par la structure demandeuse (vote à majorité simple). La demande sera adressée à la structure réceptrice au moins 15 jours avant le début du mois anniversaire du contrat.

– Les modifications demandées par une des parties seront validées si elles obtiennent l'assentiment d'au moins les deux tiers des membres du conseil d'administration de l'autre partie.

Article 14 – Rupture du contrat

Le non respect  de l'un des articles du présent contrat par l'une ou l'autre des parties entraîne sa résiliation si dans un délai de 2 mois la situation n'a pas été rétablie.

– Décision de rupture : Suite à une demande votée par au moins les deux tiers de leurs membres en AG ordinaire ou extraordinaire, l'association ou le GIE peuvent décider d'une rupture du contrat. La décision doit être transmise à l'autre partie sous forme de lettre recommandée ou tout autre moyen garantissant la réception de la décision de rupture, la réception devant être faite au moins 2  mois avant la date effective de rupture.

– Conséquences de la rupture : Le GIE La Palangrotte n'exerce plus aucun rôle dans le campement. L'association Les Amis de La Palangrotte et du Sénégal n'exerce plus aucun rôle dans le GIE La Palangrotte, ses membres doivent donc démissionner.

Fait le 15 Octobre 2005

La Présidente de l'Association                                Le Président du

Les Amis de La Palangrotte                                    GIE La Palangrotte

Marie Annick Ferchaud                                          Balla Thiam